校務システムはカスタマイズ可能！導入や乗換前に押さえるべきこと

学校業務で抱える課題

校務システムが求められる背景として、まずは学校業務が抱える主な課題をご紹介いたします。

業務記録のフォーマットが統一されていない

多くの学校では、一人ひとりの教員に対し、教務や生徒指導、進路指導、その他の様々な業務を割り振っています。教員は自分に割り振られた業務を、それぞれの裁量でこなしていきます。しかし、どのような業務をこなし、どこまで進捗しているかを記す業務記録をどのような方法で残すかについて、明確な決まりが存在していないケースが多々見られるのです。

学校では、年度によって受け持ちの学年やクラスがたびたび変わります。前年度の担当が適切な業務記録を残していなかった場合、新任の担当者は何から手をつければいいのか、前年度をもとにどのような改善を行えばよいのか、その指針や方向性を模索するところからスタートしなければなりません。もともと日々の業務に追われる教員にとって、そのような作業は大きなタイムロスとなり、業務負担を大きくする原因となります。

教員間の情報共有・コミュニケーションが不足している

教員は自分に割り当てられた業務をこなすのに手一杯で、他の教員との情報共有やコミュニケーションを十分に取る時間を確保するのは困難です。文部科学省が学校や教職員の現状についてまとめた資料によると、日本の教育現場は海外諸国に比べて、他の教員の授業を見学して感想を言い合ったり、共同して生徒の学習の進捗状況を評価したりする取り組みが不足していることが明らかになっています。

日本の教員の仕事時間の合計は諸外国に比べて約1.5倍多いにも関わらず、教員間の協力不足により、生徒の学習・指導の効率が下がっていることが問題視されています。

事務業にかかる時間が長い

日本の教員の1週間あたりの勤務時間は53.9時間と長く、OECD（経済協力開発機構）の参加国平均（38.3時間）を大幅に上回って最長を記録しています。

一方で、指導にかかる時間は参加国平均とほぼ変わらず、その差は約1.6時間に留まっています。では、何に時間をかけているのかというと、最も格差が大きいのは「課外活動の指導に使った時間」で参加国平均の＋5.5時間、次いで「一般的事務業務」が参加国平均の＋2.6時間に及んでいます。

部活動については、国および各自治体によって時短や休日の増加などの取り組みが行われているものの、一般事務業務については画一的な短縮・削減が難しい分野であるため、未だに大きく改善されていないのが実状です。

システックITソリューション株式会社では、校務における問題を解決するため、私立高校様に適したフルカスタマイズの校務システムをご提供しております。私立高校様はそれぞれの特色があるため、校務内容も異なります。学校業務で抱える課題の解決を考えると、システムの基本的な機能では物足りず、フルカスタマイズの校務システムが必要となるのです。

フルカスタマイズを行ううえで重要なのが、イメージのすり合わせです。十分に打ち合わせを行わないと、高い費用をかけても使い勝手の悪い校務システムとなる可能性が高いです。

システックITソリューション株式会社では、開発前にご要望をしっかりとお伺いし、現状のシステムの問題点を探ったうえで開発を進めます。また、開発途中で仮納品を行いどのようなシステムなのかを実際に確かめてもらうことで、さらなる要望が見えてきます。その要望をもとに調整を行い、限りなく先生方のイメージに近い校務システムを可能にするのです。校務システムに関するお問い合わせは随時承っておりますので、お気軽にお問い合わせください。

求められる機能

学校業務が抱える課題をサポートするために、校務システムに求められる主な機能をご紹介いたします。

業務記録のデジタル化およびフォーマットの統一化

フォーマットが統一されていない用紙に業務記録を記載すると、新任の担当者に正しく情報が引き継がれない可能性があります。また、資料を探すところからスタートすると大幅なタイムロスになるため、公務システムには業務記録を統一フォーマットで作成し、デジタル管理できる機能が求められます。

グループウェア機能

教員の協力不足や事務業務の削減を実現するためには、教員間での情報共有機能が欠かせません。組織内で情報の共有・公開・共創を実現できるグループウェア機能が搭載されていれば、迅速な情報伝達・コミュニケーションが可能となります。

生徒に関する情報の管理機能

一人の生徒に対し、一環した教育・指導を行うためには、教員間で生徒に関する情報を共有する必要があります。具体的には、生徒の基本情報（氏名や住所等）や名簿作成に必要な学籍管理、日々の出席・欠席をチェックする出欠管理、通知表や調査書の作成などに用いる成績管理などが挙げられます。

学習面の情報だけでなく、生徒の成長や健康管理を記録する保健管理機能も搭載されていると、健康診断票の統計処理や報告書などの作成にかかる手間を軽減できます。

システックITソリューション株式会社では、シンプルな操作性でありながら、必要な機能を網羅した校務システムを提供しております。

運用や仕様に合わせて、学籍・成績・出欠・保健などを総合的に支援する校務システムをフルカスタマイズで構築いたします。カスタマイズを前提としているパッケージのため、カスタマイズが増えるごとに費用がかかってしまうということはございません。カスタマイズをすると費用が高くなるのではと心配されている私立高校様もご安心ください。また、OSへの依存度が非常に低いため、ハードウェア更新時にアプリケーションを変更対応した事例がこれまで一度もございません。ハードウェア更新時にシステム移行ができないと、多くの費用がかかってしまいます。当社の校務システムはそのような心配もないため、ランニングコストも軽減できます。

校務システムの導入割合

校務システムは、学校業務に問題・課題を抱えている学校から人気・注目を集めているシステムです。実際に同システムを導入している学校はどのくらいいるのでしょうか。

内閣府が公開している情報によると、教務系や保健系、学籍系、学校事務系などを統合した機能を有する「統合型校務システム」で情報管理を行っている学校は、令和2年3月1日時点で約64.8％と過半数に達しています。平成31年3月1日時点の平均値は57.5％のため、約1年で7％ほど普及が進んでいることがわかります。

なお、統合型以外の校務システムを含めると、その割合は88.2％と9割近くに上っており、義務教育を含むほとんどの学校が何らかの校務システムを導入していることがわかります。

一方、校務システムを導入していない学校は1割程度に留まり、特に高等学校では2.1％と圧倒的少数です。全国の教員不足が一朝一夕に解消されない現状を考えると、統合型校務システムを導入し、学校業務に係る負担の軽減に取り組むことは優先されるべき事項といえるでしょう。

システックITソリューション株式会社では、“打てば響くシステム創り”をモットーに、お客様の満足の行くシステムのご提供に努めております。カスタマイズを前提としたパッケージは、それぞれ特色が異なる私立高校・中高一貫校様に最適です。システム稼働後、1年間は無料で仕様追加・変更が行えますので、ぜひご利用ください。

校務システムの導入割合は地域の格差が大きい

統合型校務システムを導入している学校は6割を超えると説明しましたが、あくまで全国平均であり、地域ごとの内訳を見ると格差が大きいことがわかります。最も導入割合が高いのは鳥取県で、47都道府県で唯一100％を達成しています。

一方、最も導入率が低いのは福島県で、平均値を40％以上下回る21.0％に留まっています。全体で見ると首都圏とそれ以外の地域の格差が大きく、地方に行くほど教員の学校業務の負担軽減への取り組みが遅れているようです。

ただし、普及率が最も低い福島県も、前年度の9.6％から倍以上に増えていることを考えると、今後は首都圏と地方の格差が徐々に埋まっていくと推測されます。

新たに統合型校務システムの導入を考えている、あるいは他の校務システムからの乗換を検討しているという私立高校様は、学校の特色に合わせたフルカスタマイズの校務システムを提供しているシステックITソリューション株式会社までお気軽にご相談ください。全国どこからの依頼でも迅速に対応いたします。開発の際にはどんなに遠くても一律3回のご訪問を行い、ご要望をお聞きします。開発後もしっかりとアフターフォローを行いますので、長くお付き合いいただければ幸いです。メンテナンスの際にも必ず訪問いたしますので、安心してご依頼ください。

出典：学校における教育の情報化の実態等に関する調査.pdf

学校業務改善の今後・課題

校務システム自体は以前から存在していました。その利便性が本格的に注目されはじめたのは、2019年4月に施行された働き方改革関連法の影響が大きいでしょう。実際、働き方改革の施行をきっかけに校務システムを導入しはじめた学校は多く、メディアなどでも取り上げられました。

一方で、これまでになかったシステムの導入により、新たな課題・問題に直面している学校も多く、改善への取り組みが模索されています。ここでは、学校業務改善の今後の課題をまとめました。

セキュリティ対策の重要性

校務システムによって構築されたデータベースは、教員間でスムーズに情報共有できるよう、構内サーバーまたはクラウド上で管理するのが一般的です。

ただし、これまで教育現場でICTを導入した経験がない場合、情報システムおよび情報管理に関する知識の不足から、情報漏洩が起こるリスクが懸念されます。校務システムで取り扱うデータは、生徒の個人情報や成績、健康状態など重要かつデリケートな情報が多数含まれているため、万一情報が外部に漏洩した場合、その被害は甚大なものとなります。校務システムを安全かつ適切に利用するためには、現場におけるICT教育を進めると共に、セキュリティ性の高い校務システムの導入が求められます。

システックITソリューション株式会社の校務システムは、セキュリティ面でもご安心いただけます。「個人認証」「実行権限の設定」「データベースのパスワードロックをアプリケーション内部で自動制御」といった機能を導入しておりますので、情報漏洩対策もしっかりと行えます。

教員の意識改革の重要性

校務システムは、学校業務の効率化に役立つ便利なシステムです。ただし、あくまでもツールのため、いかに活用するかは利用者の裁量に委ねられます。どのような効果を期待して校務システムを導入するのか、どのような教育現場を作り上げていきたいのか、諸々を決めるのは現場で働く教員の方々です。

「とりあえず」という感覚で校務システムを導入しても、学校のニーズや目的を達成することはできません。なぜ校務システムを導入するのか、システムの活用によってどのような教育を行っていきたいのか、教員同士で意識や目的を共有するところからスタートしてください。

システックITソリューション株式会社では、イメージ通りのシステムを構築するためにプロトタイプ開発を行っております。プロトタイプ開発では、開発途中のものを仮納品し、まずは使用感を試していただきます。実際に使用することで、システムに必要な機能が見えてくるはずです。そのご要望をもとに、調整を繰り返して最終納品となるため、思っていたものと違うといったトラブルが起こりません。さらに、仮納品の段階で使用することで、実働時には使い勝手を理解しているため、スムーズに稼働できます。