学校業務の管理・効率化は教務・校務システムの導入が近道！

校務システムの内容とメリット

校務システムは、ただ導入すればよいというものではありません。導入前に行う学校とシステム業者とのすり合わせが大切です。導入したものの、「上手く使いこなすことができない」とならないために、まずは学校の運用に合わせたシステムにカスタマイズできるかどうかを確認しましょう。学校側の改善したい要求に柔軟に対応し、教員が使いやすいと思えるシステムを構築してくれる業者を選ぶ必要があります。

また、本番稼働前には一度運用テストを実施してください。テストを行うことで、機能的な漏れが発見できたり、操作方法でわからないことが発見できたりします。校務システムを使用するのは現場の先生方です。実際に使用する先生方が直接システムを触り、操作を試してみましょう。

校務システムは、これまで「学籍管理」「成績管理」「出欠管理」など、目的に応じて複数導入する必要がありましたが、近年では全ての情報を一つにまとめて管理する「統合型校務システム」が主流となっています。統合型校務システムで情報を一元管理すれば、作業効率の向上につながります。例えば、生徒の名前に変更があった場合、学籍管理でデータを変更すると他の機能にも反映され、変更作業の手間を省くことができます。統合型校務システムは、情報の管理だけでなくグループウェアや掲示板などの機能つきのものもあり、教員の朝礼時間が短縮されたり、掲示板で連絡事項を伝えたりすることも可能です。

校務システムを導入する一番の目的は業務改善ですが、ネットワークやサーバー上で個人情報を扱うため、情報セキュリティ対策のためでもあります。校務システムでは、重要なデータをセキュリティが強化されているサーバー内で保管したり、特定の操作は管理者権限を持つ教員しかできないようにしたりするケースも多いです。校務システムの導入には、教員の業務負担の軽減、校務の統一化、セキュリティ対策など多くのメリットが得られます。

システックITソリューション株式会社では、ご満足いただける校務システム開発のためにプロトタイプ開発を行っております。通常だと実際のシステムを使用するのは納品された後です。そのため、納品されたシステムの変更や機能追加が必要になる場合、別途費用がかかることも考えられます。プロトタイプ開発では、開発途中のシステムの仮納品を行って、先生方に使用していただきます。そして使用後の要望をもとに、システムを調整して最終納品を行います。プロトタイプ開発を行うことでイメージの相違がなくなるため、校務システムのできに不安がある私立高校様もご安心ください。また、システム稼働後、1年間は無料で仕様追加・変更が行えます。

実際の効果・現場の声

校務システムを導入したことで具体的にどのような業務改善がされたのか、いくつかの実例をご紹介いたします。

セキュリティ強化

情報漏洩の危険から、情報の持ち出しは禁止されていたが、校務システムの導入によりデータを持ち出す必要がなくなった。

これは、校務システムの導入で必要なときにのみ、サーバーにアクセスして仕事ができるようになったからです。システム化したことで従来よりもセキュリティ機能が高まり、データ流出の防止に役立ちました。

掲示板の活用で効率化

会議や打ち合わせの際、事前に議題を共有することができるので、会議が効率化された。その結果、授業準備や生徒指導に時間を多く使うことができるようになった。情報共有が簡単に行えるので、限られた時間を有効活用できるようになり、落ち着いて生徒を観察できるようになった。

ペーパーレス化

会議用資料や連絡事項を紙に印刷する必要性がなくなったので、印刷や紙のコスト削減につながった。

正確な集計作業

自動で計算される管理システムなら、ミスが減るため精神的な負担が軽減された。運用が統一化されているため誰が行っても同じフォーマットで正確なものに仕上がる。

このように、校務システムはあらゆる業務の効率化に役立っていることがわかります。校務システムを導入する最も大きなメリットは、学校業務の負担軽減と情報の一元管理です。システムには情報が毎年蓄積されていくため、学年が上がってもデータが活用でき、担任が変わっても情報を教員同士で管理することが可能となります。

システックITソリューション株式会社では、誰でも使いやすい操作性に優れた校務システムをご提供いたします。仕様はフルカスタマイズできるため、操作性まで含めて求める機能が揃った校務システムを導入することが可能です。私立高校様だと既存の校務システムでは足りない仕様も多く、カスタマイズにより導入費用が高額になってしまうことも考えられます。

当社の校務システムは、フルカスタマイズ型でありながら超高速開発ツールを採用することによって工期短縮を行い、人件費などのコスト削減による低価格化を実現していますので、費用面でもご安心いただけます。校務システムの導入に関するご相談は随時承っておりますので、既存の校務システムに不満がある、よりよいシステムを求める私立高校様は、お気軽にお問い合わせください。

学校業務に費やす時間

教員の長時間勤務は増加傾向にあり、小中高の教員が学校にいる時間を平均すると、1日に11時間を超えていることが文部科学省の調査でわかりました。特に中学校教員は平均12時間を超えており、教員の多忙な実態は勤務時間から理解できるでしょう。

教員は数多くの業務を1人で抱え込むことが多く、長時間労働が慢性化しています。部活動の顧問も務めるようになると、平日以外の勤務も珍しくありません。どの年代の教員も年々出勤時間は早まり、退勤時間は遅くなっている傾向が強く、労働の改善は課題となっています。

これほどまでに長時間労働しているにもかかわらず、「教材準備の時間が十分にとれない」と悩んでいる教員が多いのが実情です。「業務量が多い」と感じている教員の割合も高く、学校業務に費やす時間は長いのに、生徒指導や学習指導に時間が割けないといった悩みも目立ちます。

教育現場で求められる教員の質や指導レベルは時代とともに上がっており、教員は学校生活と私生活とのバランスを取ることが難しくなってきています。教員が生徒の指導に専念し、充実した教員生活を送るためには、学校業務の見直しが必要なのです。

学校業務の見直しで例に挙げると、生徒の出欠簿の点検業務があります。従来の出欠簿の点検業務は手作業が主流でした。手書きだと出欠管理に時間がかかったり、間違えた場合に訂正印が必要であったり、大変非効率です。学校業務をシステム化することで、手作業での点検作業や計算の必要がなくなり、業務がスムーズに行えるため大幅な時間短縮が可能となります。学校業務のシステム化は、教員の精神的・体力的負担の軽減につながります。

ただし、校務システムに様々な機能を求めるあまり、システムが複雑化しては意味がありません。システックITソリューション株式会社では、基本パッケージに必要な機能を追加していくカスタマイズを前提とした校務システムをご提供しております。現場の声をくみ取って必要な機能を追加するため、本当に必要な機能のみを搭載することができます。また、最終納品前に仮納品して先生方に使用していただくため、納品が完了するころには学校独自の仕様や操作性の確認ができ、導入もスムーズです。

教育の質の向上

校務システムで業務を管理することは、業務の効率化だけでなく、教育の質の向上にも大きく関係しています。業務の効率化が教育の質の向上につながる理由は下記の4つです。

学習指導の充実

校務システムの学習系データを活用し、生徒たちの学習状況を把握します。生徒一人ひとりの学習状況がデータで確認できるため、教員は生徒の変化やつまずきに早い段階で気づけますし、他クラスの教員とも情報を共有することも可能です。データを活用することで、各生徒に応じた個別指導を行うなどの対策も行えます。

生活指導、健康管理業務の充実

これまでは担任教員が生徒を直接観察し、学校生活を問題なく送れているか見てきました。出欠状況や保健室の利用頻度をデータで確認することで、生徒の健康状態の変化に気づきやすくなります。

学校経営の充実

学校内の教員全員が情報を共有できれば、問題の早期発見につながります。学校全体で生徒を把握できるので、状況に応じた学年経営方針を立てることが可能となります。

データの可視化

校務システムで管理している複数のデータを連携し可視化することで、これまで感覚で行ってきたことが言語化され、あらゆる視点から生徒を分析し、課題を発見することができます。データを使って指導に役立たせたり、保護者や外部に説明する際にも説得力を持たせたりすることができるでしょう。

校務システムで効率的なデータ活用ができれば、教員の指導業務・事務作業の負担が減り、さらに生徒と関わる時間の増加、学校全体の教育の質を向上させていくことが期待できます。ポイントは、ただ業務を効率化させるだけでなく、蓄積された生徒に関するデータを指導面で活用していくことです。

また、グループウェアを上手に活用すれば、教員同士でのコミュニケーションも活発になります。教員間で課題を共有したり実態に即した研修を実施したりすれば、結果として教育の質の向上へとつなげることができます。

その他、必要な機能があれば校務システムに取り入れていく必要があります。システックITソリューション株式会社がご提供するフルカスタマイズの校務システムは、カスタマイズ費用が初期導入費用にすべて含まれていますので、気軽にご要望を出していただけます。運用後の維持コストが安いのもシステックITソリューション株式会社の特徴です。システム導入後のアフターフォローもしっかりと行ってまいりますので、校務システムの乗換を検討されている私立高校様は、ぜひご相談ください。