私立高校への校務システム導入がおすすめ！機能や導入価格・ランニングコストについて解説

学校業務の種類

教員や管理職、事務員などが担う校務は多岐にわたります。JAPET校務情報化調査研究委員会では、特に学校事務に関連する業務を「校務」と定義しています。下記では、学校で日々行われている校務を3つの項目に分けてご説明いたします。

教員事務

教員が授業または課外授業（部活等）以外に行う事務業務です。生徒の成績処理や、通知表の作成、教育カリキュラムの編成、時間割の作成といった教務関連事務を筆頭に、生徒の転出入関連の事務作業や、指導要録の管理、出欠管理などの学籍管理事務も行っています。

教育に直接関連した事務以外にも、生徒の健康観察や、その結果に基づく報告書の作成といった保健関係事務、保護者向けのお便りの作成、管理職などに提出する報告書の作成などの業務も並行して行っています。

管理職事務

校長や教頭などの管理職が担っている事務業務です。人事管理や規則の管理、業務報告、教育方針の立案など、学校全体の管理・統括に関する事務を行います。

また、現場で働く教員から回ってきた立案書や提案書について、決済・承認を行うのも管理職の仕事です。校内だけでなく、国や自治体、地域関係者からの要請を受け、その対応を検討し、文書でやり取りする業務も担います。

事務員・現業職員事務

学校に配置された事務員や現業職員が行う総務や財務に関連する事務業務のことです。教員の出退勤管理や、出張申請の受付・処理、預かり金の管理、消耗品や設備などの購入・管理など、学校にまつわる人とお金の管理を行います。

教員や管理職と連携し、各種情報処理を行うのも事務官や現業職員事務の仕事です。

以上、学校の校務を3つの分野にわけて説明いたしましたが、実際に現場で行われている業務は多岐にわたり、授業や校内の見回り、教職員の管理、保守点検といった他の業務と並行して事務をこなしていかなければなりません。

在籍する生徒の数が多いほど、教員や管理職、事務官にかかる業務負担も大きくなるため、近年は校務の負担を軽減する目的で校務システムを導入する学校が増えてきています。

しかし、校務システムの仕組みが非効率的だと、校務負担軽減にはつながりません。

システックITソリューション株式会社では、多種多様な私立高校業務を一元管理できる統合型の校務システムをご提供しております。「運用後に問題・要望が発生したが、仕様変更を行うと別途料金がかかってしまう」「学校独自の機能が備わっていないため、操作性に問題がある」「名簿作成などの同じ処理を異なる部署ごとに行う必要がある」など、現在の校務システムでの不満を解決する各私立高校様に合った校務システムを、フルカスタマイズで構築いたします。導入開始後1年間は無料で仕様追加・変更に対応いたしますので、運用後に問題や要望が発生した場合も安心です。

日々の校務負担の軽減や、業務効率化を目指している場合は、ぜひシステックITソリューション株式会社までご相談ください。打てば響くシステム創りをモットーに、全国の私立高校様からのご依頼に対応しております。

学校業務に改善が必要な理由

少子高齢化によって生産年齢人口が年々減少している現代日本では、少ない人材で労働生産力をアップするための様々な取り組みが行われています。中でも学校業務は、働き方の見直しが急務とされる業種の筆頭に挙げられています。なぜ今、学校業務の改善が急がれているのか、その理由を2つのポイントに分けて解説いたします。

生徒と接する時間の不足

教員が一人ひとりの生徒に適した指導・教育を行うためには、生徒とのコミュニケーションが必要不可欠です。しかし、学校内には、様々な校務が存在するため、多くの教員が事務作業に時間を取られています。生徒と接する時間が不足すると、学力や性格、学習の進捗状況などを正確に把握することができず、適切なアドバイスやサポートを提供できない可能性があります。

校務にあたる時間を削減すれば、生徒とのコミュニケーションに時間を割けるようになり、教育・指導の質の向上を目指すことができます。

学校経営に必要な情報収集・分析の不足

教員が十分にコミュニケーションを取れないのは生徒に限った話ではありません。

同じ現場で働く上司や同僚との関係も希薄で、他の教員と協力・連携して教育や指導にあたる機会が極端に少なくなっているのも問題です。教員同士や、管理職・教員間のコミュニケーションが取れていないと、学校全体の現状や課題、問題を正確に把握することができません。

こうした問題は教育の低下を招くのはもちろん、現場の声に耳を傾ける機会が損なわれることで、学校経営にも悪影響をもたらすおそれがあります。

管理職・教員・事務員のコミュニケーションが改善されれば、今後どのような方向性で学校を経営していけばよいか、解決すべき課題や問題は何かを明確にすることができます。

生徒と接する時間の不足、管理職・教員間のコミュニケーション不足を解決するためには、教員の労働力に頼るだけでなく、非効率的となっている事務業務を効率よく行える校務システムを構築する必要があるのです。現在校務システムを導入している場合でも、不満の声が挙がっている場合は見直しをおすすめいたします。システックITソリューション株式会社では、校務に関する問題・課題の解決をサポートする機能を備えた校務システムをご提供しております。

各私立高校様の校務における問題点や実際の業務内容を確認し、フルカスタマイズを行うことで、より効率的な校務を行える校務システムの構築が可能です。また、超高速開発ツールを採用することで、イメージ通りのシステム構築を実現するだけでなく、工期短縮による低価格化も可能にしております。

OSの依存度が非常に低いため、OSが変わることでシステムの移行ができないということもありません。システム移行対応には、数百万の費用がかかる場合もあります。システックITソリューション株式会社がご提供する校務システムは、OS依存度の高いシステムを続けるよりもコスト削減につながるという大きな特徴も持ちあわせているのです。

校務に関してお困り事やお悩みがございましたら、ぜひシステックITソリューション株式会社にご相談ください。

基本的な機能

私立高校の業務改善に活用できる校務システムには複数の機能が搭載されています。ここでは、統合型の校務システムに搭載されている基本的な機能をご紹介いたします。

学籍管理

高校に在籍する生徒の基本情報を管理する機能です。生徒および保護者の氏名や住所といった個人情報に加えて、転出・退学、転入・編入といった手続きの処理、学級名簿の作成などを行うことができます。サーバーやクラウド上で学籍データを保管すれば、引継ぎや名簿作成などの手間を省けます。

出欠管理

生徒の出欠を管理する機能です。出欠情報を通知表や指導要録に自動反映させたり、出席簿の印刷を行ったりすることが可能です。統計処理を行えば、長期欠席傾向のある生徒を把握し、早期に対応することもできます。

成績管理

生徒の成績処理を行う機能です。あらかじめ教科の観点や評定評価を設定しておけば、テスト結果を入力するだけで値を自動算出することができます。通知表や指導要録作成の手間が省けるのはもちろん、個々の生徒の学力や成績の把握・分析にも役立ちます。

保健管理

生徒の健康状態や成長の度合いを管理する機能です。健康診断の結果を登録・集計し、必要に応じて保護者等に勧告や報告を行います。

グループウェア

教員同士や管理職・教員間などで情報を共有する機能です。生徒の情報はもちろん、周知したい事項や連絡事項などを迅速に共有することで、朝礼や会議、打ち合わせ等の時間を削減できます。

証明書発行

各種証明書を発行する機能です。校務システムで構築されたデータベースをもとに、受験や就職などに必要な在学証明書、成績証明書、卒業証明書などを迅速に発行することができます。

システックITソリューション株式会社では、私立高校様の運用や仕様、ニーズに合わせて、各種機能のカスタマイズを承っております。

必要な機能をシンプルな操作で利用できるシステムは、これまで導入していただいた学校様からも高く評価されております。PCに不慣れな場合でも安心して利用可能です。また、Excelとのダイナミックな連携機能を搭載しており、蓄積されたデータを様々な形で活用することができるため、きめの細かい指導にもお役立ていただけます。

無駄のない高機能な校務システムをご希望の場合は、ぜひシステックITソリューション株式会社の校務システムをご検討ください。

導入にかかるコスト

私立高校に校務システムを導入するにあたり、気になるのはコストの問題です。校務システムにかかる費用は、導入時の初期コストだけでなく、維持費やメンテナンス費といったランニングコストも発生します。

具体的にどのくらいの費用がかかるかについては、ベンダーによる違いはもちろん、システムの体系（オンプレミス型かクラウド型か）、機能の数と種類、性能などによっても差が出るため、一概にいくらと断言することはできません。

オンプレミス型

校内サーバーを活用してデータ管理などを行います。新規サーバーを利用する際には80万程度の費用が発生し、既存サーバーがあればそのまま活用することが可能です。カスタマイズの自由度が高く、必要な機能のみを追加していくことができます。また、閉じている環境下でシステム改善、運用を行うことができ、外部から攻撃されにくいため、学校外にデータを置いておくのが不安な学校様にもおすすめです。サーバー管理に関しては、オンプレミス型・クラウド型に差はありません。

クラウド型

完全オンライン化し、データの管理なども全て外部サーバーを利用します。オンプレミス型と比べると初期費用を抑えられる反面、月々4，5万円程度の費用がかかるのが特徴です。学校が求める機能やカスタマイズの有無などによっても料金が変動します。

また、データを外部サーバーに保存するため、セキュリティ対策はしっかりと行う必要があります。加えて、処理速度に関しても考慮しなければいけません。

校務システムを要望やニーズに合わせてカスタマイズする場合、どのような仕様にするのかによって費用は大幅に変動するため、システムを提供する業者は「要見積もり」「要お問い合わせ」としているケースがほとんどです。私立の場合、学校の特色に合わせてシステムを構築しなければいけないため、多くの私立高校様が校務システムのカスタマイズを希望されることと思います。一般的に、カスタマイズを行うと費用がどんどん加算され、開発費用が高額になる可能性も少なくありません。さらに、多くの校務システムはOSへの依存度が高く、OSが変わるたびにシステムが動かず、都度高額な費用を払って最新のOSで動作ができるよう仕様を変更しなければいけません。

システックITソリューション株式会社では、そのような問題を解決するフルカスタマイズの校務システムを私立高校様にご提供しております。開発途中のプロトタイプを仮納品し、先生方にご使用いただきます。使用してみて出た要望を伺った上でさらなる調整を行い、最終納品いたします。イメージ通りの仕上がりとなるのはもちろん、操作性や仕様も事前にご確認いただくことができ、導入後すぐに稼働可能です。カスタマイズを前提としているため、カスタマイズするたびに費用が膨らんでいくことはありません。PCにバックアップをとり、仮にサーバーが故障しても管理PCで対応することができるため、障害に強いシステムをご希望の私立高校様にもご満足いただけます。メンテナンスは訪問にて行いますので、トラブル対応もご安心ください。

国による校務の情報化の推進事業

国では、働き方改革の一環として「学校ICT化環境整備加速化支援事業」への取り組みを進めています。平成30年度では、都道府県単位での統合型校務システムの共同調達・運用を推進するため、システムの調達に係る初期導入経費や自治体間の調整経費として、年間6億700万円（補助率1/2）の予算を要求しました。

また、急速な学校ICT化に現場がスムーズに対応できるよう、GIGAスクールサポーターの配置を支援する施策も行われています。GIGAスクールサポーターとは、ICT環境整備などについて豊富な知識や経験を持つ専門家のことで、システム導入・運用に関して適切なサポートを実施します。

校務システムの導入にあたっては、システムの円滑かつ適切な運用も大きな壁となっている現状があるため、GIGAスクールサポーターの配置経費を支援する制度は、校務システムの導入を検討している私立高校にとって有意義なものといえるでしょう。

こうした国の施策・支援を上手に活用すれば、校務システムの導入コスト削減が期待できます。

ただし、補助制度は常にあるわけではありません。補助金の有無及び補助内容は時期によって異なるため、校務システム導入を検討されている私立高校様は、最新の情報をご確認することをおすすめいたします。