学校システム導入をオーダーメイドで！学籍管理の業務内容とは？

学籍の概要とは？

学籍とは、学生・生徒として、その学校に所属していることを示す籍のことです。生徒が入学すると作成され、学籍の情報をまとめた学籍簿には、氏名・生年月日、学科、入学・休学などの年月日もまとめられます。

その他の記載事項は次のとおりです。

• 都道府県で記載する本籍地
• 取得した資格
• 入学資格事項

成績情報・健康診断情報は、他の書類に記載される場合もあります。

学籍簿の作成は必須です。学校教育法施行規則第24条にも定められていますので、必ず行わなければなりません。ただし、様式や記入事項については明確に定められていないため、各校で自由に作成可能です。

学籍の保存期間は何年？

学籍の保存期間は20年と5年の2種類です。学校教育法施行規則第28条では、入学・卒業に関する学籍の保存期間は20年間、それ以外の学籍については5年間と定められています。

20年以上経過すると卒業証明書を発行できないとは限りません。20年以上保存している場合もあり、学籍以外の書類から卒業証明書を発行することも可能だからです。

以前は学籍簿を紙の書類で保管していましたが、現在はデータでの管理が主流です。データベースに保管されていれば、卒業証明書を発行できます。

学籍の業務とは？

学籍は学生情報の照会に使用されますが、他にも在学証明・卒業証明の発行、指導要録の作成にも必要です。

入学や転入の際には、生徒が教育を受けられるように学籍の情報を読み取らなければなりません。例えば、通訳やカウンセリングが必要であるか、以前の学校への問い合わせは必要かなども、学籍の情報を確認して把握します。学校全体で情報の共有を行うことも、学籍の重要な業務です。

学籍の管理を効率的に行うには？

学校システムを導入することで、効率的に学籍を管理できます。システックITソリューション株式会社では、私立高校・中高一貫向けの校務支援システム「Major School System」を導入することで、学籍・成績などのデータ管理をサポートしております。

Major School Systemの特徴は、カスタマイズ対応が可能な点です。お客様のご要望に独自の運用スタイルを合わせ、フルカスタマイズで制作しております。

システムが完成しても、すぐに納品はいたしません。まずは仮納品として運用していただき、後から出てくる課題や実装漏れの機能がないか確認するためです。概ね3回に分けて納品し、動作確認を重ねることで、満足度の高い校務支援システムをご提供しております。

大切な個人情報を守る情報漏えい対策も万全です。利用者のIDとパスワードを入力する個人認証で、実行権限も実行者ごとに設定できます。データベースは、アプリケーション内部で自動制御されますので、万一データファイルが流出しても外部からは開けません。

業務効率化の事例も豊富にございますので、学校システムの導入をご検討中の方は、お気軽にご相談ください。