高校でシステム導入する方法や導入機能の選択のポイントとは？

システム内の機能を段階導入

校務支援システムを導入する際のポイントは、事前の計画立案と段階的な導入です。

導入チーム・ルールの設定

最初にすべきなのは、校務支援システムを導入する際に核となるチーム、または人材を決めることです。校務支援システムには、製品それぞれに特徴があり、製品のバリエーションも多いため、製品選定から検討しなければなりません。学校の運用に合ったシステムを選ぶだけでも、ある程度IT情報に詳しい必要があります。

そこで、製品選定、導入時に担当者と情報を共有する代表者を決めておきましょう。またシステム導入前に必要なポイントとして、システムを活用するためのルールの作成も重要です。校務支援システムに限らず、システムの導入だけで満足しないよう注意してください。

機能の段階的な導入

校務支援システムをはじめ、ITシステムには多様な機能が搭載されているケースが少なくありません。しかし、利用する側にとっては、最初から多様な機能を示されても使いこなせない可能性が高いです。ITに疎い方であれば、多機能すぎて勉強が追い付かないケースも考えられます。

そのため、最初は必要な機能に絞り、段階的に導入していく必要があります。年度の初めは学年名簿、出欠管理のみからはじめ、徐々に調査書、成績表など機能を増やしていくといった具合です。

1つの機能に慣れたタイミングでまた次の機能を増やしていくという方法ですので、最初に導入した機能を使いこなせていれば、業務効率が上がっています。徐々に導入スピードを上げることも可能です。

導入機能の選択基準

豊富な機能を備える校務支援システムですが、段階的な導入を行う場合に必須の機能はどのようなものなのでしょうか。結論からいうと、業務の効率化が大きいものから選択することが重要です。また、年度の流れに沿って導入していくことをおすすめします。

まずは生徒の在籍管理、出欠管理の2つから導入してみてください。ペーパーレス化を進められますし、生徒の情報を一目で確認できます。

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