高校へシステム導入して校務を効率化！活用を促進するための具体的な方法について

システム導入の目的を共有

システム導入前にしておくべきことの一つが、校務支援システム導入の目的を明確にしたうえで、すべての教職員に共有しておくことです。なぜシステムを導入するのか、システム導入でどのようなメリットが享受できるのか教職員自身がきちんと把握することで、当事者意識が芽生えます。

併せて、事前にシステム運用のルールを策定することも大切です。「○○の書類を作る際には、システムを使って押印は必要ない」など明確にルールが定められれば、ルールに沿った動きをすることでシステム活用につながります。

日常の業務の見直し

慣例化した日常の校務の中には、システム化にそぐわない校務も少なくありません。システム化することによる校務効率化を考える前に、無駄な校務を日常で行っていないか確認が必要です。

日常業務を見直すことで、システム化へとスムーズに移行できる業務を見つけられる可能性があります。

研修会を実施

校務支援システムの導入前・導入後ともに研修会を実施することも効果的です。研修会には管理者向けと利用者向けの2種類があり、それぞれ研修の内容が異なります。

管理者向けの研修では、システムの管理・運用のために必要なシステムの設定や、ITリテラシーについて学ぶのが一般的です。一方、利用者向けの研修は、校務支援システムを使いこなすための機能の説明やデモプレイを行います。

校務支援システムで利用できる機能は非常に多いため、一度ですべての機能について研修を行うことは難しいかもしれません。複数回の研修、またはITへの理解度や習熟度によってグループごとに研修を行う必要があります。

研修会を行う際のポイントは、実施のタイミングです。早すぎるタイミングでは実際に導入されたころには、操作の方法を忘れている可能性もあります。実際に導入される直前などベストなタイミングを見計らい、システムの利用を習慣化してください。

ICT支援員・ヘルプデスクの活用

ICT支援員とは、学校においてICT関連の校務を円滑に行うためのサポートを行う専門職です。校務支援システムに関するサポートだけでなく、授業の支援や教職員・生徒を問わずICT機器を扱う際のサポートまで行います。ICTに関する専門職ですので、わからないことを噛み砕いて説明してもらえるでしょう。

また、教職員が安心してシステムの活用ができるよう、使い方がわからない場合やトラブルが発生した場合などに備えて窓口を設置し、気軽に質問できる環境を用意することも大切です。

システックITソリューション株式会社では“打てば響くシステム創り”をモットーに、お客様に満足いただけるシステム創りを進めて参ります。お客様の学校運用に合わせて柔軟にカスタマイズ対応可能です。概ね3回に分けて納品を行うため、システムに少しずつ慣れていただけます。システム導入後のアフターフォローもしっかりと行って参りますので、どうぞ安心してご依頼ください。