【高校】グループウェア（保護者連携機能付き）で欠席連絡も簡単に！導入する際のメリット・デメリット

保護者連携機能付きグループウェア導入の代表的メリットは生徒の欠席連絡の効率化

従来、学校における生徒の出欠は朝会での点呼によって行われてきました。しかし、点呼だけでは欠席だった場合に保護者に確認を取る必要があったり、別の教職員に欠席情報を伝達したりするなど、欠席に伴う他の業務が増えます。

保護者連携機能付きグループウェアを導入すると、学校自体の出欠だけでなく各授業の出欠情報まで簡単に管理できます。保護者からの欠席連絡をそのまま保護者連携機能付きグループウェア内の出欠情報に紐づけられれば、伝達ミスの心配もなく全教職員が生徒の状況を把握することが可能です。

また、生徒の出欠情報はプライバシーに関わりますが、紙の資料として情報をやり取りすると、拡散や流出を起こすリスクが否定できません。その点、セキュリティ対策を施された保護者連携機能付きグループウェア上での欠席連絡なら、情報管理をより徹底できます。

通知表も保護者連携機能付きグループウェアで取り扱うことが可能

生徒の成績や個人情報を直接記した通知表は、出欠情報の比ではないほど取り扱いが困難です。この点、十分なセキュリティ対策をした校務支援特化型の保護者連携機能付きグループウェアなら、通知表データも安全に取り扱えます。

また、通知表で情報管理と同じくらい悩ましいのは、生徒を介して保護者に渡すと上手く共有されにくい点です。保護者連携機能付きグループウェアを介して通知表を渡すようにすれば、保護者に直接届けられますので、学校側と保護者がより緊密な関係を築き、生徒を指導できます。

紙コスト削減による複数のメリット

一般的な会社組織や役所ではペーパーレス化が推し進められていますが、学校では未だに紙を主流とする業務から離れられていないのが実情です。保護者連携機能付きグループウェアの導入は、学校のペーパーレス化を一気に進める可能性を秘めており、これによって大きなコスト削減を生み出すことが期待できます。

単純な紙代とコピー費や処理費用だけでも相当な削減効果が見込めますが、そこに教職員の作業効率化も加わりますので、保護者連携機能付きグループウェアによるコスト削減のメリットは当初の予想を上回ることも珍しくありません。

保護者連携機能付きグループウェア導入後のデメリットは最初の機能選びで回避できる

保護者連携機能付きグループウェア導入後によく聞かれるデメリットとして、必要な機能が足りずに追加予算を計上しなければならなくなったという点が挙げられます。

しかし、導入後に発覚した保護者連携機能付きグループウェアの不備によるデメリットは、最初の機能選びの段階で慎重になることで大半は回避することが可能です。

初期コストだけに気を取られてカスタマイズ性の低い保護者連携機能付きグループウェアを導入してしまうと、デメリットが表面化します。そのため、顧客の要望に応えて細かいカスタマイズができる保護者連携機能付きグループウェアを選ぶことがコツです。

システックITソリューション株式会社が提供する保護者連携機能付きグループウェア「Major School Session Plus」は、ご要望に対してフルカスタマイズにて個別対応を行います。サブスク方式で導入していただくことで、仕様追加・変更にも無償で対応いたしますので、費用を気にすることなく導入を進めていただけます。まずはお気軽にお問い合わせください。