高校にグループウェア導入で校務を効率化！グループウェアの種類や機能とは？

オンプレミス型グループウェアとは？

オンプレミスとは、ネットワークを維持するためのシステム機器やデータサーバーなどをすべて校内で揃え、運用していく形式のことです。

オンプレミス型のグループウェアは、他社のシステムに縛られることなく必要な要件を満たす機器を選定できることや、インターネット障害に強いなどのメリットを持っています。

ただし、オンプレミス型の場合、校外からのアクセスができないといったデメリットがあります。

クラウド型グループウェアとは？

クラウド型グループウェアでは、ソフトウェアだけを導入し、データサーバーなどはインターネットを経由して事業者が提供する汎用のものを利用します。

クラウド型のグループウェアは導入コストが低く、運用開始までのスピードはオンプレミス型よりも優れています。しかし、セキュリティに対する一定のリスクがある点と、ランニングコストが別途かかる点がデメリットといえます。

グループウェアが持つ一般的な機能

一般的な組織業務に用いられるグループウェアには「メール配信・ビジネスチャット・スケジュール管理・掲示板・ワークフロー」などの機能があります。これらは大きく「コミュニケーション支援機能・情報管理機能・申請機能」の要素に分類可能です。

メール・チャット・掲示板の機能は、社内SNSと呼ばれるソフトウェアでも使えますが、グループウェアはより業務に適した豊富な機能が備わっているのが特徴です。

通常の社内SNSがコミュニケーション支援に特化しているのに対し、利用者の情報管理、申請作業や文書作成などの業務効率化など、多くの社員が共有できる各種機能を組み合わせたものが一般的なグループウェアと考えると理解しやすいかもしれません。

高校に導入するグループウェアに求められる機能

高校に導入するグループウェアには、会社組織用にはない機能も求められます。生徒の出欠や出席履歴などの基本的なものから、アレルギーや個別の注意事項についての情報共有まで、必要な情報を安全かつスムーズに共有する機能は不可欠です。

また、保護者への連絡もグループウェアを通じて円滑に行うためには、詳しい説明を受けずとも直感的に利用できるユーザーインターフェースが重要です。

システックITソリューション株式会社が提供する校務支援システム「Major School System」の機能としてグループウェアがあり、こちらは保護者連携機能付きです。

これまでは紙のプリントで行っていた「学校だより」などの連絡事項をすべてグループウェアで一元化できるだけではありません。保護者アンケートのようなフィードバックも簡単に受け取り、一元管理が可能です。

また、システックITソリューション株式会社では、教務内容に関する機能はオンプレミス型で安全に行い、保護者とのコミュニケーション機能のみクラウド型に分けてコストを軽減するなど、ハイブリッド型のグループウェア運用にも対応しております。