【高校】グループウェアでPTAとのコミュニケーションを円滑に！実績・事例もご紹介！

PTAがグループウェアを導入するメリット

現在、PTAでのデータ整理は、紙の名簿に代わってExcelで作成したデータをUSBメモリなどに入れて持ち運ぶケースが主流です。Excelの利用も電子化されているといえるかもしれませんが、データ管理の煩雑さから抜けきれていません。実際にPTA業務の効率化を阻む大きな壁となっています。

PTAにグループウェアを導入することで、所属する保護者全員が簡単にデータへのアクセスが可能です。特にスマートフォンを通じて利用できるタイプのグループウェアでしたら、必要な場面で誰もが自由にデータを検索できます。

従来まで保護者間に発生していた伝令業務が一切なくなることで、PTA委員の負担が大幅に軽減されるでしょう。

急速に広がる学校と保護者間でのグループウェア導入実績

具体的にどの程度の学校がグループウェア導入に踏み切っているのか、興味深い一例として群馬県教育委員会の報告内容が挙げられます。

それによると、群馬県内の学校のうち「児童生徒の欠席連絡」に保護者との間でグループウェアを使用している事例は、2021年の35校から2022年は212校と、1年間で6.1倍にも増加しました。

保護者との間でグループウェアを導入する場合の注意点

学校が積極的にグループウェア導入に動く一方で、上手くシステムが定着せずトラブルを起こすケースも報告されています。

その中でも多いのは「グループウェアの操作に馴染めない」というケースです。特に年齢層が幅広い保護者の間では、IT格差が深刻な問題になるかもしれません。このような事態を防ぐためには、不用意に導入を急がないことが大切です。

スマートフォンやアプリの操作に慣れている人から徐々に受け入れてもらい、少しずつ従来の方式からグループウェア主体へと移行していくことをおすすめします。自然な移行を促すには、なるべく操作がシンプルで、サポート体制が充実しているグループウェアを採用することも重要です。

システックITソリューション株式会社が提供する私立高校・中高一貫校向け校務支援システム「Major School System」は、ほとんどマニュアルを必要としないほどシンプルな操作性が高い評価をいただいております。

教職員の業務に関わる部分は独立性の高いオンプレミス型、保護者とのコミュニケーション機能は誰もが使いやすいクラウド型を使い分けられる点も大きな特徴です。

実際に数多くの私立高校での導入実績がありますので、まずはお気軽にお問い合わせください。