【高校】システム導入で業務を効率化するなら必須知識！PDCAを実践するポイントを解説！

サイクルを回すには現状の把握が必須

PDCAサイクルを回す際、多くの方が最初に目標や計画を決めようとします。しかし、改善のために最初に行うべきなのは、現状の把握です。

業務の効率は特にどこが悪いのか、生徒たちの実態はどうか、学校の環境や学区地域に至るまで、改善に踏み出す前の状況を正しく把握しなければなりません。

柔軟さも必要な「計画・目標」

実態を確認した後は、PDCAサイクルの「P」に当たる計画・目標を定めてください。校務支援システムの目標は、業務の効率化、またはカリキュラムの質の向上であるケースがほとんどです。ただし、PDCAサイクルを回していくと、最初の計画・目標自体が間違っていたという結果が出るケースもあります。

計画・目標を守ろうと頑なになるのは禁物です。PDCAサイクルを回す際には、フラットな気持ちと多角的に見られる視野が求められます。

「実行」と「評価」のスパン

目標を決め、叶えるための計画を実行する期間も重要です。校務支援システムの導入効果を見るには、中長期的期間と短期間の2つのスパンで確認することをおすすめします。

中長期期間は、一学期ごと、または年間と考えてください。短期間は単元や週ごとなどごく短いスパンで考えます。中長期的なスパンで確かめるのは、個々の資質や能力など、ある程度成長に時間がかかる項目です。短いスパンでは、次の機会（単元）にすぐ活かせる、または長期的なスパンで見るとわかりにくくなるものを確かめてください。

「評価」の効果測定法

一定の期間が経った後の効果は、主に以下の項目で測定します。

• 校務支援システムに蓄積された生徒の成績データ
• 生徒の出欠データ
• アンケートの実施
• 外部対応の負担軽減

校務支援システムに蓄積されたデータでは、生徒の成績や出欠数によって、カリキュラム・生活指導の質向上の有無が測れます。生徒、教職員それぞれにアンケートを実施することで、全体的な最善を追求することも可能です。

外部対応の負担軽減では、保護者からの問い合わせの数を測ることで、教職員の負担が軽減されているか確認できます。効果が感じられないようであれば、他の方法を探す、またはシステムの入れ替えも検討してください。

システックITソリューション株式会社の提供している私立高校・中高一貫校向け校務支援システム「Major School System」は、基本パッケージに必要な機能を追加していくカスタマイズを前提とした校務支援システムです。現場の声をくみ取って必要な機能を追加するため、本当に必要な機能のみを搭載することができます。Excelとのダイナミックな連携機能を搭載しており、蓄積されたデータを様々な形で活用可能です。

シンプルな機能で簡単に操作でき、パソコンに不慣れな方でも安心して利用できますので、本当に役立つ校務支援システムをお望みでしたら、ぜひ製品の概要をご確認ください。